Allmänna lagkrav baserat på antal anställda, som du som är företagare måste ha koll på.
Som arbetsgivare är du skyldig att följa ett stort antal allmänna lagkrav baserat på antal anställda i verksamheten. I detta inlägget tänker jag beröra vilka krav du måste uppfylla och vilka dokument du behöver ha utifrån antalet anställda i verksamheten.
Jag går inte in på branschspecifika regler, utan generella verksamhetskrav. Ibland finns även särskilda regler enligt kollektivavtal. Dom tar vi en annan dag.
Oavsett om du har anställda
Oavsett om du har någon anställd, eller ej, finns det regler som du måste följa för att efterleva några av de skyldigheter du har som företagare. Nedanstående ska finnas på plats:
- Policy mot penningtvätt.
- Bolagsordning
- Checklista årsredovisning
- Register personuppgiftsansvarig
- Brandskyddspolicy
- Brandskyddsregler
- Checklista systematiskt brandskyddsarbete
- Brandinstruktioner
Om du har minst EN anställd
Från det att du har minst en anställd i verksamheten behöver du enligt lag och regelverk åtminstone ha följande:
- Riktlinjer och rutiner för kränkande särbehandling.
- Dokumenterat riktlinjer och rutiner för hur diskriminering, trakasserier och sexuella trakasserier ska hanteras.
- Riskbedömningar avseende arbetsmiljön (systematiskt arbetsmiljöarbete).
- Handlingsplaner för hur arbetsmiljön kan förbättras.
- Skriftliga instruktioner för riskfyllt arbete (arbetsmiljö).
- Bedriva ett arbete för ökad jämställdhet samt motverka diskriminering i verksamheten.
- Säkerställ brandskydd samt genomförande av brandövning.
- Göra en lönekartläggning varje år.
- Upprätta rutiner för första hjälpen samt krisstöd.
- Fastställda rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning.
När du har minst 5 anställda
Vid minst 5 anställda i verksamheten måste du följa det som framgår ovan.
Du måste också utse ett skyddsombud när arbetsplatsen har minst fem anställda.
Minst 10 anställda
Om du har minst 10 anställda i verksamheten har du ytterligare krav att uppfylla utöver de ovan nämnda.
- Drogpolicy, dvs. rutiner och riktlinjer avseende droganvändning och andra former av missbruk.
- Arbetsmiljöpolicy.
- En delegering av uppgifter avseende arbetsmiljö.
- Rutiner för hur arbetsmiljöarbete ska bedrivas och vem som ska göra vad.
- En dokumentation av arbetet med lönekartläggning.
- Uppföljning av arbetsmiljöarbetet, handlingsplaner m.m.
- Rutiner, riktlinjer och mål avseende rehabilitering, sjukdom, krisstöd m.m.
- Riktlinjer och rutiner avseende krisstöd och första hjälpen.
- Rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning.
Från den 1 januari 2025 trädde en helt ny struktur för Arbetsmiljöverkets föreskrifter ikraft. Även om de grundläggande kraven ofta är desamma, har sättet de presenteras på ändrats drastiskt för att göra det enklare för arbetsgivaren.
Om du har minst 10 anställda har du krav att skriftligt dokumentera det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och riskbedömningar är fortsatt centralt.
Minimum 25 anställda
Har du minst 25 anställda i verksamheten måste du följa det som framgår ovan i denna översikt och dessutom ytterligare:
- Dokumentation över arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen.
- De anställda har rätt att utse två ledamöter som personalrepresentanter till verksamhetens styrelse.
Från 50 anställda
När du har minst 50 anställda i verksamheten måste du följa förutom det som framgår ovan, dessutom vidta följande åtgärder.
- Inrätta ett särskilt vilrum alternativt inrätta en tillfällig plats för vila.
- Tillsätta en arbetsmiljökommitté.
- Upprätta interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning av ärenden avseende visselblåsning, se Visselblåsarlagen.